Dokumente finden, schnell, umfassend und jederzeit
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) dient der datenbankgestützten Verwaltung beliebiger Dokumente und der elektronischer Archivierung. Ziel sind unter anderem das papierarme Büro und der schnelle Zugriff auf alle benötigten Unterlagen, abhängig davon, wann sie angefallen und aus welcher Anwendung oder aus welchem Kontext sie entstanden sind.
| Das Ziel Ein professionelles DMS verfolgt immer einen ganzheitlichen Anspruch, der gesamte Dokumentenfluss mitsamt einem zentralen Informationspool wird innerhalb einer Unternehmensinstallation abgebildet. Übersichtlichkeit, prozessbezogene Ablagen, schnellste Recherchezeiten, Aktualität sowie der Zugriff von unterschiedlichen Standorten sind entscheidende Kriterien für die Effektivität einer eingesetzten Software. Benutzerfreundlichkeit, Stabilität und Wirtschaftlichkeit eines Programms sind notwendige Vorrausetzungen für den Einsatz eines solchen Systems. Darüber hinaus gilt es, auch gesetzliche Vorgaben zu beachten und umzusetzen: Seit 2002 müssen steuerrelevante Daten und Unterlagen, die maschinell erfasst werden, im EDV-System revisionssicher archiviert werden. Eine Manipulation dieser Daten muss ausgeschlossen sein. Die Aufbewahrung ausgedruckter Dokumente reicht nicht mehr aus. |
Gerne erhalten Sie von uns weitere Informationen für mehr Effizienz und weniger Papier in Ihrem Unternehmen!
